Kualifikasi
yang harus dimiliki oleh jabatan sekretaris sangatlah banyak. Sekretaris
dituntut untuk mampu berpikir kritis dan bertindak secara profesional dalam
pekerjaannya. Berpikir kritis diperlukan pengetahuan yang luas baik dalam
bidang sekretaris maupun pengetahuan umum lainnya. Tidak saja berupa hafalan
tetapi harus sampai pada tataran analisis.
Kategori
yang harus dimiliki oleh seorang yang menempati jabatan sebagai seorang
sekretaris dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1.
Pengetahuan
Syarat
pengetahuan ini dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Pengetahuan
umum
Sekretaris
harus menguasai visi, misi, tujuan, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi
dan personil organisasi. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
Sekretaris juga harus menguasai dan memahami dengan baik beberapa bahasa asing
secara lisan maupun tertulis.
b. Pengetahuan
khusus
Sekretaris
harus mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja.
2.
Ketrampilan
Seorang
sekretaris disamping dituntut memiliki pengetahuan juga harus terampil dalam
emenerapkan pengetahuannya untuk kepentingan kerja.
Ketrampilan yang harus dimiliki sekretaris
meliputi:
a. Mampu
menyusun laporan,
b. Mampu
berkorespondensi,
c. Mampu
menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing lainnya,
d. Teknik
tata penyimpanan arsip,
e. Teknik
berkomunikasi dengan telepon,
f. Menulis
cepat dengan steno,
g. Teknik
mengetik surat,
h. Dan
ketrampilan melakukan aktivitas kantor lainnya.
3.
Kepribadian
Yang
memegang peranan penting dalam menunjang pekerjaan adalah kepribadian.
Prasyarat kepribadian lebih dominan dibandingkan dengan prasyarat yang lainnya.
Kepribadian yang menarik adlah kepribadian yang dinamis, dewasa penuh percaya
diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab, loyalitas, sopan dan jujur.
Hal-hal
lain yang menunjang pembentukan kepribadian yaitu:
a. Dalam
penampilan
Kebersihan
pribadi, kerapihan pribadi, berbusana yang serasi, penampilan yang menarik.
b. Berbicara
yang baik
Intonasi
dan volume suara yang enak didengar dan penyampaian yang sistematis.
c. Sikap
bisnis
Setia,
dapat dipercaya, ramah tamah, penuh perhatian, dapat bekerjasama dan dapat
menghargai waktu.
4.
Praktik
Sebelum
seseorang dapat diangkat menjadi sekretaris, haruslah cukup memiliki pengalaman
dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor yang tanggung jawabnnya belum begitu
luas. Misalnya menjadi resepsionis, operator, tata usaha, korespondensi. Semua
itu diperlukan untuk membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan business routine yang nantinya
diperlakukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar